NICOGRAPHの準備・運営スケジュール

●15ヶ月前

• NICOGRAPHの開催地を決定し、引き受けてくれる人を見つける
• NICOGRAPH委員長が実行委員長 (Conference Chair)、プログラム委員長 (Program Chair) を選出する
• 国内の場合は現地の人に実行委員長を依頼する
• 国外の場合は国内・国外に1人ずつ実行委員長を依頼する
• 実行委員長は会場を確保する
• 原則として2日間
• 2セッション並行可能なように、登壇会場を2部屋
• できれば1部屋は大きめ（招待講演はPlaneryにするため）
  
• ポスターセッション会場（パネル20枚程度の確保が可能か確認する）
• 懇親会・バンケット会場
• もしここまでの処理が前年度のNICOGRAPHに間に合えば、会場で予告する

●12ヶ月前

• 実行委員長は実行委員会（Organization Committee）を結成する
• Internationalでは以下の各担当を決める。Domesticの場合にもほぼ同様。
• 会計 (Financial Committee)
  
• 広報 (Publicity Committee)
  
• 出版 (Publication Committee)
• ローカル (Local Arrangement Committee)
• NICOGRAPH委員会が監修（Steering Committee）となる
• 実行委員長は招待講演者を選出して依頼する
• 最近の招待講演の条件は、講演料2万円程度、参加費無料、旅費は講演者自己負担。
  
• 実行委員長はCFPの文面を作成する
• プログラム委員長、論文委員長と協議し、Journal Track, Conference Trackの投稿期限日、採否通知日、最終原稿提出日などを話しあってしっかり決めておく。
• Journal Trackは論文委員会、Conference TrackはNICOGRAPH委員会が中心となり作業を進める。また、Journal Trackの査読の際に、Conference Trackとしてのスコアもつけてもらうように論文委員長に依頼しておく。
• Internationalの場合には、投稿期限日は日付だけでなく、「どこの時間帯の何時まで」も決めておくことが望ましい
  

●9ヶ月前

●6ヶ月前

●4ヶ月前

• プログラム委員長は、投稿期限がきたら論文投稿状況をまとめて、プログラム委員に査読を割り振る
• EasyChairでの査読の割り振り方（論文1本ずつ割り振る場合）
• メニューの「Submissions」から特定の論文の「Information」をクリックし、右上のメニューの「Assignment」を選び、査読者をチェックして「Update Assignment」ボタンを押す
• EasyChairのメニューの「Administration」の「Configure」で以下を設定する
• 「Can non-chairs see information on submissions not assigned to them?」を「No」にする
  
• 「Is assignment of submitted papers to program committee enabled?」を「Yes」にする
• プログラム委員長は、査読の割り振り後しばらくしたら、EasyChairのログイン情報を確認し、まったくログインされていない委員がいたら必要に応じてメールで状況を確認する
  

●3ヶ月前

●2ヶ月前

• プログラム委員長は、採録論文が全て予定通りに投稿されることを想定して、プログラム案をまとめる。
• プログラム委員長は、Conference Trackの採録論文の最終原稿提出状況をチェックし、期限までに届かなかった原稿については著者に催促すると同時に、プログラム案を著者に提示してスケジュール上の不都合がないかを確認する
• プログラム委員長は、論文委員長と協議し、Journal Trackの採録論文の引渡し日を決定する。
• 出版委員は、最終原稿に不備がないかをチェックする（特にLaTeXのコンパイルが通るか）
• 広報委員は、プログラム案をWebに掲載する
• 実行委員長は、1日目の夜の懇親会場を確保する。
  • 場合によっては前夜にもウェルカムパーティーを企画するとよい。企画したほうが1日目に朝から参加者が集まりやすい。

●1ヶ月前

• プログラム委員長は、各セッションの座長を選出する
• プログラム委員長は、各発表者にメールで発表時間等の情報を伝達する。
  • フルペーパーとショートペーパーで登壇時間に差をつける
  • ポスターのファーストフォワードを実施する場合には登壇時間を知らせるだけでなく、スライドファイルも事前収集したほうが良い
  • ポスターの紙のサイズ、設営と撤収の時間帯、コア発表時間なども 伝達する
• プログラム委員長は、各発表者及び共著者に参加登録等を促す（EasyChairから一斉送信するだけ）。
• 実行委員長は、当日受付アルバイトを募る。
• 実行委員長および会計委員は、参加登録者の入金状況を確認するなどして、収入と支出の状況をまとめる
• 出版委員は、各論文のページ数を確定し、ヘッダーとフッターをつけてPDF化し、さらに目次をつけて記憶メディアにコピーする。
• 広報委員は、Web全体を読み返して情報を最新に保つようにする

●2週間前

• プログラム委員長は、プログラムおよび表彰結果を事務局に提供する
• 実行委員長および会計委員は、参加登録情報を事務局に提供する
  • 注意：本人が参加登録していない参加者（例えば招待講演者）も参加登録情報に手で書き加えること
• 以上をうけて事務局は、以下の印刷物を用意する
  • 当日配布用プログラム
  • 名札
  • 領収書
  • 賞状
  • 現金（講演料や謝金）および空欄の領収書
  • 表彰関連の投票用紙を作成して配布

●1週間前

• 事務局は以下の物品を用意する
  • 上記の印刷物（プログラム、名札、領収書、賞状、投票用紙など）
  • 予備として、名札と領収書の白紙、名札ケース、などを多めに持参する
  • 学会関係の印鑑
  • 文房具（ハサミ、カッター、カッティングマット、ボールペン、マジックペン、油性マーカー、ホワイトボードマーカー、セロテープ（4つ）、ガムテープ、両面テープ、押しピン、輪ゴム、小銭仕分け用の箱）

●終了後

• 実行委員長および会計担当は、事務局に収支を報告し、事務局と一緒に総会にて提示できる会計資料をつくる。
• プログラム委員長は、DiVA向けの報告を作成するために、座長に対してセッション報告を依頼する。
• プログラム委員長は、Conference Trackの特集号に向けて、下記を行う。
  • FULL Paperとして採択された著者へ、特集号への投稿案内を出す。CFPは、論文委員長から受け取る。
  • 論文委員長と協議し、特集号に投稿された論文の論文担当委員を確認する。通常は、プログラム委員長が論文担当委員で、Conference Trackの査読者に査読を依頼する。